Ai schimbat furnizorul. Ce altceva s-a schimbat?
Ai negociat mai bine. Ai găsit un furnizor nou. Prețul este bun, livrările vin la timp și, pe factură, schimbarea pare o decizie comercială excelentă.
După câteva săptămâni însă, începi să observi mici diferențe în activitatea de zi cu zi.
Se aruncă mai mult la pregătire. Unele preparate nu mai au aceeași constanță. Bucătăria solicită materia primă mai des, apar diferențe de porționare sau angajații spun că noul produs „nu se comportă ca cel vechi”.
Este ușor să tratezi fiecare dintre aceste situații separat.
Dar dacă toate au început aproximativ în aceeași perioadă, merită pusă o altă întrebare:
Ce s-a schimbat înainte să apară problema?
Când cauza și efectul sunt în locuri diferite
Într-o afacere alimentară, cauza unei probleme nu se află întotdeauna în locul în care observi efectul.
Pierderile devin vizibile în bucătărie sau pe linia de producție, dar cauza lor poate începe la achiziție.
Un produs poate fi conform cerințelor aplicabile și totuși să fie mai puțin potrivit procesului tău de lucru.
O nouă materie primă poate avea:
- alt calibru sau dimensiuni mai puțin uniforme;
- un procent diferit de părți neutilizabile;
- pierderi mai mari la decongelare;
- un conținut diferit de apă sau grăsime;
- un randament diferit la curățare sau tratament termic;
- variații mai mari de la un lot la altul.
Schimbi materia primă, dar continui să lucrezi cu aceleași rețete, aceiași timpi de preparare și aceleași așteptări privind rezultatul final.
Pe hârtie, nimic altceva nu s-a modificat.
În practică însă, ai schimbat una dintre componentele procesului, iar o schimbare la intrare poate modifica rezultatul la ieșire.
Coincidența este un indiciu, nu o concluzie
Totuși, faptul că problemele au apărut după schimbarea furnizorului nu înseamnă automat că furnizorul este cauza.
Poate că în aceeași perioadă au venit angajați noi.
Poate s-a modificat o rețetă.
Poate s-a schimbat un echipament sau modul de lucru.
Poate volumul de producție a crescut.
Sau poate materia primă este corespunzătoare, dar specificațiile stabilite la achiziție nu definesc suficient de clar caracteristicile de care afacerea are nevoie.
De aceea, concluzia „de când am schimbat furnizorul avem pierderi, deci furnizorul este problema” poate fi la fel de greșită ca ignorarea completă a schimbării.
Trebuie verificată legătura.
Când fiecare departament vede doar o parte din problemă
Aici lucrurile devin și mai interesante.
Persoana care se ocupă de achiziții vede un preț mai bun.
La recepție, produsul îndeplinește criteriile stabilite și este acceptat.
Bucătăria sau producția observă că produsul se comportă diferit.
Gestionarul vede că stocul se consumă într-un alt ritm.
Managementul observă o modificare a costurilor.
Iar clientul poate observa o diferență în produsul final.
Fiecare informație, luată separat, poate părea normală.
Problema devine vizibilă atunci când informațiile sunt puse împreună.
Tocmai de aceea, unele situații sunt greu de identificat: cauza apare într-un loc, efectul în altul, iar costul poate deveni vizibil abia la final.
Din impresii în informații utile
Nu este nevoie întotdeauna de o analiză complicată.
Dacă bănuiești că schimbarea unei materii prime sau a unui furnizor a influențat activitatea, poți compara câteva elemente înainte și după:
- cantitatea cumpărată pentru un volum similar de vânzări;
- cantitatea efectiv utilizabilă;
- numărul de porții sau produse finite obținute;
- timpul necesar pentru pregătire;
- pierderile apărute în proces;
- eventualele diferențe observate în produsul final.
Scopul nu este să demonstrezi că noul furnizor este bun sau slab.
Este foarte posibil ca noul produs să rămână cea mai avantajoasă alegere.
Important este să știi ce s-a schimbat și cât contează schimbarea pentru afacerea ta.
Soluția nu este întotdeauna o nouă schimbare
Dacă identifici cauza, soluția poate să nu fie întoarcerea la vechiul furnizor.
Poate trebuie ajustată cantitatea brută din rețetă.
Poate trebuie definită mai precis specificația de achiziție.
Poate trebuie stabilite alte criterii de acceptare la recepție.
Poate un anumit produs este potrivit pentru o utilizare, dar nu pentru alta.
Sau poate comparația arată că schimbarea furnizorului este, într-adevăr, cea mai bună decizie.
Important este să nu schimbi din nou ceva înainte să știi ce încerci să corectezi.
Privește și înaintea locului în care apare problema
Într-o afacere, procesele nu funcționează izolat.
O decizie luată la achiziție poate influența recepția, depozitarea, pregătirea, producția, costurile și produsul pe care îl primește clientul.
De aceea, atunci când apare o modificare pe care nu ți-o explici, poate fi util să nu privești doar locul în care vezi efectul.
Întrebarea poate fi mult mai simplă:
Ce s-a schimbat înainte ca problema să apară?
Uneori, răspunsul se află cu câteva etape mai devreme.
Există schimbări în activitatea ta pe care nu reușești să le legi de o cauză clară?
Descrie-ne ce observi și ce s-a modificat în perioada respectivă. Nu trebuie să identifici singur cauza sau soluția.