Problema de 15 lei care te costă 5.000

15 lei nu par o problemă într-o afacere alimentară.

Poate fi diferența de la o recepție, câteva porții servite peste gramaj, un produs desigilat și uitat, o comandă refăcută sau o cantitate pregătită în plus.

Probabil nu vei opri activitatea pentru 15 lei.

Și nici nu ar trebui.

Problema apare atunci când suma respectivă nu reprezintă un incident, ci efectul unei situații care se repetă suficient de des încât să înceapă să conteze.

Ca simplu exemplu:

15 lei × 10 situații pe zi = 150 lei
150 lei × 30 de zile = 4.500 lei

Nu orice pierdere de 15 lei ajunge la 4.500.

Dar calculul arată ceva important:

valoarea unei pierderi mici se schimbă atunci când introduci frecvența în ecuație.

Când câteva grame încep să conteze

Să luăm un exemplu simplu.

Rețeta unui preparat stabilește o cantitate de 150 g dintr-un anumit ingredient. În practică, porțiile ajung frecvent la 165–170 g.

Diferența pare minoră.

Clientul este mulțumit. Angajatul nu consideră că a făcut ceva greșit. Nu există produs aruncat și nici o factură pe care să scrie „pierdere”.

Și poate că nici patronul nu consideră cele 15–20 g în plus o problemă.

Important este să știe că diferența există și să poată estima cât îl costă.

Poate decide că o acceptă.

Poate chiar considera că porția mai generoasă face parte din ceea ce vrea să ofere clientului.

Sau poate descoperi că, raportată la numărul de porții vândute, diferența este suficient de mare încât merită corectată.

Toate sunt decizii posibile.

Diferența este că una este să accepți un cost după ce l-ai estimat și alta este să nu știi că există.

Pentru că efectul nu rămâne neapărat în farfurie

Dacă gramajul real este constant mai mare decât cel folosit în calcule, stocul se va consuma într-un ritm diferit de cel estimat.

Pot apărea:

• diferențe între consumul teoretic și cel real;
• necesar de aprovizionare mai mare decât cel calculat;
• lipsa unui produs mai devreme decât era anticipat;
• diferențe între costul estimat al preparatului și costul rezultat în activitatea reală.

O diferență mică la nivelul unei porții poate deveni relevantă atunci când este multiplicată cu volumul de vânzări.

Nu pentru orice restaurant.

Nu pentru orice ingredient.

Și nu în aceeași măsură.

De aceea trebuie măsurată înainte de a decide dacă reprezintă sau nu o problemă.

Cei 15 lei pot fi în multe alte locuri

Porționarea este doar un exemplu.

Pierderi mici pot apărea:

• la recepție, prin diferențe de cantitate sau produse care nu îndeplinesc criteriile stabilite;
• în depozitare, prin produse care rămân neutilizate până la expirare;
• la pregătire, prin diferențe de randament sau mod de lucru;
• în producție, prin cantități pregătite peste necesarul real;
• la servire, prin comenzi greșite sau preparate care trebuie refăcute.

Unele sunt incidente izolate.

Altele sunt pierderi normale ale activității.

Unele sunt suficient de mici încât nu merită nicio intervenție.

Dar altele se repetă și, privite cumulat, pot deveni relevante.

Nu valoarea unei singure pierderi decide întotdeauna dacă merită atenție. Uneori contează frecvența ei.

Nu orice pierdere trebuie eliminată

Asta este poate partea cea mai importantă.

Scopul unei afaceri nu este să elimine fiecare gram pierdut și fiecare minut care ar putea fi optimizat.

Uneori costul soluției ar fi mai mare decât pierderea.

Alteori pierderea este inevitabilă.

Sau poate fi un cost pe care afacerea îl acceptă în mod deliberat pentru calitate, rapiditate, disponibilitate sau experiența oferită clientului.

De aceea, înainte să introduci o procedură nouă, să schimbi un proces sau să investești într-o soluție, merită să afli:

Cât pierd?

Cât de des se întâmplă?

De unde apare?

Cât m-ar costa să o corectez?

Abia atunci poți decide dacă merită să intervii.

De la incident la informație

O pierdere de 15 lei poate să nu conteze deloc.

Sau poate fi doar partea vizibilă a unei diferențe care, cumulată pe parcursul unei luni sau al unui an, ajunge să conteze.

Nu trebuie să presupui că orice abatere este o problemă.

Dar nici că este prea mică pentru a conta înainte să o măsori.

Uneori cea mai bună decizie este să corectezi pierderea.

Alteori cea mai bună decizie este să o accepți.

Important este să știi ce decizie iei și cât valorează pentru afacerea ta.

Există o pierdere în activitatea ta și nu știi dacă este suficient de importantă încât să merite intervenția?

Descrie-ne ce se întâmplă. Nu trebuie să identifici singur cauza sau soluția.